Comment effectuer le changement d’exercice sur PROTHESIS ?

À quel moment lancer le traitement ?

Dès que vous atteignez la date de début d’exercice indiquée dans le fichier paramétrage (souvent le 1er janvier), le logiciel vous propose de lancer le traitement de fin d’exercice, lors de la saisie des bons. Il est recommandé de répondre « Oui » à cette proposition, à condition de disposer d’une sauvegarde à jour. Sinon, quittez la saisie, et faites une sauvegarde (voir FAQ – Comment effectuer les sauvegardes de mon logiciel ?) avant de demander le changement d’exercice.

Pour effectuer le changement d’exercice, suivez la procédure suivante :

• Si vous êtes en RÉSEAUX, pensez à fermer votre logiciel sur tous les autres postes
• Rendez-vous dans le menu « Comptabilité » (ou « Données » en menus version 6), puis cliquez sur « Fin d’exercice »
• Cliquez sur le bouton « commencer »

En quoi cela consiste-t-il ?

Le traitement génère, en comptabilité, le solde de départ de chaque client pour l’exercice suivant, mais ne supprime pas les écritures comptables de l’exercice précédent, ni aucune autre information. Il est donc possible de facturer, saisir des règlements ou d’éditer un grand-livre de l’année précédente, après ce traitement. Le programme transfère aussi les statistiques de l’année échue sur l’année N-1, celles de l’année N-1 sur N-2 et ainsi de suite. Les statistiques du nouvel exercice sont toutes mises à zéro.

Ne surtout pas cocher la case « Remettre tous les soldes clients à zéro en générant un règlement global » si vous saisissez régulièrement vos règlements. Si, en revanche, vos règlements ne sont pas à jour et que vous souhaitez repartir avec des soldes nuls en début d’exercice pour chacun de vos clients, il vous suffit de cocher cette case avant de lancer le traitement.

Des contrôles efficaces

Un message d’erreur vous empêchera d’effectuer 2 fois de suite le changement d’exercice. De plus, lorsque vous demandez la clôture, une sauvegarde de vos fichiers est faite dans un répertoire particulier, ceci permettant de récupérer les anciens fichiers en cas de blocage pendant l’opération (avec l’aide de l’assistance technique toutefois).
Il est également conseillé d’aller dans l’extrait de compte pour faire un recalcul global des soldes avant le traitement.
Profitez-en aussi pour redémarrer vos numérotations de factures avec des numéros de type « 2023xxxx ».

La fin d’exercice est donc un traitement simple, très rapide et sans aucun risque pour l’utilisateur, à condition d’avoir une sauvegarde à jour. Il n’y a donc aucune raison de différer son lancement et aucune nécessité de téléphoner à l’assistance technique à ce moment-là.