Auteur/autrice : Eva GRAVE

 

Qui êtes-vous, M. Gambardella?

Je suis prothésiste dentaire, installé depuis 1988, j’ai connu la plupart des r(é)volutions de notre profession.

Qu’est-ce qui vous a amené à mettre en place Prothesis Efficience?

Déjà je ne savais pas que cela existait ou en tout cas, pas pour notre profession. Les grands industriels gèrent leurs entreprises avec des outils. Nous, prothésistes dentaires n’avions pas ces aides… Jusqu’à maintenant. 

 

Aujourd’hui on a la chance d’avoir un outil extraordinaire qui nous permet de gérer le laboratoire, d’anticiper sur les achats et de fidéliser nos clients. On est maintenant capable de leur vendre la prothèse au meilleur prix, d’expliquer pourquoi on affiche un tarif plutôt qu’un autre ainsi que de chiffrer la valeur ajoutée que l’on apporte. 

Grâce à ce logiciel, les investissements prévisionnels et les embauches peuvent être ciblées. Quand on est en tension et qu’on doit embaucher, cela peut nous permettre de savoir précisément à quel poste il faut embaucher. Faire des simulations de salaire peut nous permettre de proposer à un candidat un salaire qui soit attractif pour lui tout en permettant à l’entreprise de rester compétitive. On peut faire des prévisions d’acquisition de gros matériels

 Alors qu’avant c’était : « oh la la, je suis noyé de travail, je vais prendre quelqu’un mais est-ce que je vais arriver à le payer » « Que me faut-il : du matériel ? du personnel ? les deux ? » et le tout “pas très concret”, Là avec le logiciel, le choix devient concret.

 

Les premiers retours sur l’usage de Prothesis Efficience sont-ils positifs ?

Effectivement ! On est dans le concret et non plus dans le flou ou l’expectative. La mise en place de ce logiciel permet de gérer de manière plus précise qu’avec un expert-comptable parce que l’expert-comptable apporte moins d’éléments et qu’on en prend connaissance à N-1. Alors que là on possède la bonne information, au moment où on en a besoin.

 

Sur quel domaine l’outil vous a été le plus utile ?

Et bien : tout ! Dans l’entreprise la gestion est un tout, il n’y a pas un point ou cela ne m’a pas permis d’avancer.

D’ailleurs j’ai dû répondre à un appel d’offre. Avec le logiciel, j’ai pu faire des simulations de prix par rapport à des quantités de prothèses demandées par l’émetteur pour proposer des tarifs au plus juste en fonction des prothèses d’une part et en fonction des volumes d’autre part. Ça c’est énorme !

Le dernier appel d’offre auquel j’avais répondu, j’avais fait « au petit bonheur la chance » basé sur mes tarifs, en enlevant un petit peu parce que c’était une année ou on avait fait un peu de bénéfices. Je me suis dit : si on est un peu moins cher, on fera un peu moins de bénéfice mais au moins on aura le travail… mais le but ce n’est pas ça. Le but c’est de faire du travail et de faire du bénéfice dessus.

Avec le logiciel, on peut réfléchir à partir de données concrètes. On calcule un accroissement d’activité, on peut savoir si on pourra répondre à cet accroissement avec le personnel actuel et le parc machine existant. Si on n’a pas suffisamment de capacité d’absorption, on peut alors faire des simulations tant au niveau du personnel que du matériel. On a la possibilité de savoir en combien de temps on peut amortir les investissements humains et mécaniques. Donc si on répond à un appel d’offre avec une durée de 3 ans ou de 5 ans, on a une vision à 3 ou 5 ans réelle et non pas « au petit bonheur la chance » comme je l’ai toujours fait jusqu’à présent, malheureusement.

 

À la mise en place, qu’est-ce que ça a changé dans la vie du laboratoire ?

• Investissements raisonnés, tant humains que matériels
• Analyse pertinente du bilan comptable et conséquences
• Argumentation face aux praticiens dont les attentes peuvent être irrationnelles 

Comme je vous le disais, J’ai connu différentes périodes et évolutions de la profession et des techniques. Aujourd’hui on n’a plus du tout ni les mêmes marges, ni les mêmes produits et outils, ni les mêmes impératifs de fabrication. On a des difficultés pour trouver du personnel qualifié, sans oublier la fiscalité qui est très importante donc il faut faire attention lorsque l’on a envie d’acheter du matériel ou de prendre du personnel en plus.  On doit être certain que tout ce petit monde et ce « petit » matériel va pouvoir être payé et rentabilisé.  

Ce logiciel m’a permis de faire toutes les simulations dont j’avais besoin : Investissements, prix pratiqués, et analyse de l’exercice comptable. 

L’exercice comptable ! À la lecture du bilan de fin d’année, vous savez si vous êtes positif, négatif ou à l’équilibre. Mais vous êtes incapable de savoir pourquoi ! Qu’est-ce qui vous fait gagner de l’argent, qu’est-ce qui vous en fait perdre ou pourquoi l’équilibre ? Le logiciel permet d’identifier précisément et rapidement la rentabilité ou les pertes. Il permet même par extrapolation de savoir si certaines pertes financières s’équilibrent finalement dans la. Je m’explique : 

Si un travail n’est pas rentable, je cesse de le faire. Mais cela peut avoir des conséquences sur le reste de la production et sur la fidélité du client. Avant de cesser de faire un type de prothèse avec un praticien, il faut en discuter. Je ne peux pas lui déclarer de but en blanc « ce travail me fait perdre de l’argent, je cesse de le faire ». Je ne peux pas non plus lui déclarer « je double le prix de telle ou telle prothèse parce que je ne m’en sors pas financièrement ». Si je ne peux pas lui fournir d’autres explications que celle-là, je le perds. 

Le logiciel permet de décortiquer l’ensemble des coûts d’un processus de fabrication. Les matières bien sûr, mais aussi le coût du parc machine, le prix du transport des prothèses, le prix de l’énergie. Ainsi, je peux argumenter face à mes praticiens avec un discours raisonné et raisonnable. 

Depuis l’installation du logiciel, on a un discours différent avec les praticiens et une persuasion différente quand on sait de quoi on parle, qu’on maîtrise son sujet. On est plus pertinent et plus crédible.

 

Tout à fait. Dans la perspective, dans le futur quelles sont vos attentes ?

Plutôt que du futur, parlons du présent !

Le logiciel permet de suivre en continu l’activité. Actuellement, nous avons des augmentations substantielles et quasi continues de l’énergie et ça va finir par peser énormément. Dans le logiciel, je peux remettre à jour mes frais fixes et généraux et si j’ai des doutes, je peux consulter les coûts à jour. 

En ce moment, il y a la possibilité de donner des primes aux salariés.  Est-ce que je peux allouer une prime à mon personnel et si oui, de combien ?  Grâce au logiciel, je peux simuler différents montants. C’est aussi valable pour le dirigeant : est-ce que je peux me verser un dividende ? On peut anticiper sur tous les paramètres, c’est un véritable avantage. 

 

C’est un outil qui vous aide à prendre des décisions ?

C’est un outil qui vous aide à prendre des décisions de gestion, tout à fait.

 

Est-ce que vous avez un point que vous voudriez ajouter ? 

Il y a une chose : Messieurs Guichard qui assurent la formation et le supports sont très réactifs. Ils trouvent des solutions, ils sont à votre écoute, ils innovent et font avancer leur logiciel. Prothesis EFFICIENCE n’est pas un logiciel statique. Il s’améliore au fur et à mesure que la profession évolue.

Ils sont en en temps réel, vraiment ils sont très réactifs, dès qu’il y a des modifications qui apparaissent ils sont là. 

Quand j’ai commencé à l’ouverture de mon laboratoire j’avais un facturier. Dans l’année qui a suivi, les logiciels sont apparus et je me suis équipé. D’ailleurs j’ai commencé avec Prothesis IPLD, l’année de sortie du logiciel. Ça fait très longtemps que je travaille avec eux. 

Quand le numérique est arrivé au milieu des années 2000, j’ai acheté mon 1er système numérique et par la suite, j’ai continué à investir dans le numérique, tant dans les formations que dans les travaux. 

Au départ, la numérisation était assez facile puis au gré des avancées technologiques, on a réalisé des travaux de plus en plus complexes en CAO et j’ai fait l’acquisition de machines-outils de plus en plus performantes, élaborées avec des logiciels spécifiques de parcours d’usinage. Il a fallu évoluer tant dans les mentalités que dans la technique. 

Certains personnels n’ont pas évolué, ils sont maintenant partis à la retraite et c’est heureux parce qu’ils auraient été complètement perdus avec les nouveaux systèmes. 

Si on veut évoluer dans une entreprise, il faut se former sans cesse. 

Aujourd’hui, la possibilité numérique transforme notre métier (comme d’autres : mécaniciens automobiles, ingénieurs, motoristes etc.) Cette transition est indispensable et ceux qui ne la font pas sont amenés à disparaître. 

Malgré toutes ces évolutions, de mentalités, de matériel, de réalisation de travaux, on n’avait pas encore changé de gestion. Prothesis EFFICIENCE représente cette évolution. 

Quand certains me disent « moi avec mon comptable, c’est bon j’ai mon bilan ! » Il n’y a rien à voir.  Prothesis EFFICIENCE apporte beaucoup plus d’informations que le comptable. Je reste persuadé que Prothesis EFFICIENCE est un outil indispensable et franchement, c’est magnifique, ça va changer la vie des laboratoires !

 

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Bonjour M. Berjoan, pourriez-vous vous présenter s’il-vous-plaît ?
Je suis Julien Berjoan, Prothésiste dentaire à Toulouse. Je gère un petit laboratoire où je travaille seul, en réalisant différents types de prothèses : adjointes, conjointes, pathologie. Je suis équipé en CFAO, Scanner et Imprimante 3D. Je suis également jury d’examen en BTNF pour le CFA.

En tant que dirigeant de laboratoire, qu’est-ce qui vous a amené à mettre en place Prothesis EFFICIENCE ?
Je voulais m’assurer que je vendais mes prothèses à un prix correspondant à leur coût de production. Les tarifs pratiqués par les autres laboratoires étant très variables, je ne savais pas où me situer et je souhaitais m’assurer de ne pas perdre d’argent. C’était ma première préoccupation. Ensuite, étant seul, je cherchais à développer mon entreprise pour pouvoir embaucher et je voulais donc savoir ce que je devais prévoir pour y parvenir.

Quand avez-vous installé le logiciel ?
J’ai installé Prothesis EFFICIENCE fin février de l’année dernière.

Quels ont été les premiers résultats observés ?
Grâce au logiciel, j’ai pu créer une nouvelle grille tarifaire que j’ai présentée aux dentistes. Certains étaient réticents car elle impliquait des augmentations de prix, mais j’ai pu leur expliquer que je perdais de l’argent en réalisant des prothèses à des tarifs trop bas. Le logiciel m’a permis d’argumenter en leur fournissant des chiffres précis, montrant que ces augmentations étaient nécessaires pour la survie de mon entreprise. Tous les dentistes ont finalement accepté la nouvelle grille tarifaire. De plus, grâce à l’outil, j’ai pu négocier des tarifs préférentiels en fonction du nombre de prothèses vendues sur l’année.

Qu’est-ce que Prothesis EFFICIENCE a changé dans la vie de votre laboratoire ?
Le logiciel m’a permis de voir que je perdais de l’argent sur certains travaux et de me séparer d’un client avec lequel je n’étais pas rentable. Cela m’a également permis de prospecter de nouveaux clients en leur proposant des tarifs justes et adaptés.

Quelles sont vos attentes avec l’outil ?
Je prévois d’investir dans une usineuse et le logiciel m’aidera à calculer combien de prothèses je dois réaliser pour que cet investissement soit rentable. Actuellement, je sous-traite la partie usinage en zircon, ce qui représente un coût important pour mon laboratoire. L’objectif est d’arriver à investir pour être plus autonome sur cette partie.

Allez-vous utiliser Prothesis EFFICIENCE pour vos projets d’embauche ?
Oui, j’envisage d’embaucher dans un avenir proche. Le logiciel me permettra de calculer si j’ai suffisamment de charge de travail pour justifier une embauche.

Vous dirigez-vous vers l’apprentissage ou la prise en charge d’un professionnel déjà formé ?
Je souhaite embaucher deux personnes : une personne déjà formée et un apprenti.

Avez-vous d’autres commentaires à partager ?
Je trouve que l’outil est très facile à utiliser. La seule difficulté réside dans la mise en route, car il faut entrer un grand nombre de données, notamment les matériaux et les temps de travail. Cependant, une fois que tout est enregistré, l’utilisation de l’outil est très simple et rapide. Les calculs mensuels ne prennent que quelques secondes.
De plus, j’apprécie l’assistance fournie par Messieurs Guichard, que ce soit le père ou le fils. Ils sont très compétents et savent expliquer les choses de manière claire. Globalement, je suis très satisfait du logiciel et du support offert.

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Pouvez-vous vous présenter s’il-vous-plaît ?

Je suis Carmen Mangold, prothésiste dentaire. Mon Laboratoire est Stellident et je suis installée à Fréteval, entre Vendôme et Châteaudun. Nous faisons de la conjointe, de l’adjointe, mais nous sommes plutôt spécialisés en adjointe. En gros, nous faisons un peu de tout.

 

Qu’est-ce qui vous a amené à mettre en place Prothesis EFFICIENCE ?

Au départ, j’avais entendu parler de Prothesis EFFICIENCE et je me suis renseignée sur ce que c’était. Le problème que je rencontre, c’est que je ne sais jamais si je suis dans les prix, si mes prix sont compétitifs. Parfois, je pense que mes tarifs sont élevés et je suis perdue. Je trouvais que ce logiciel me permettrait d’être juste, de savoir quand je peux commencer à gagner de l’argent et ne pas en perdre. J’ai ensuite participé à un webinaire avec deux collègues et on a trouvé cela très intéressant.

Nous avons donc décidé de l’utiliser, nous nous sommes mis en contact avec les dirigeants et ce que nous avons trouvé génial, c’est le contact établi avec le service client. Ils sont disponibles tout le temps pour répondre à mes questions, c’est une rencontre extraordinaire ! Ils m’ont aidé à résoudre un vrai problème, je travaillais et je perdais de l’argent. J’étais trop bas dans les prix, je n’arrivais pas à trouver l’équilibre. Prothesis EFFICIENCE m’a aidé à trouver la réponse. Nous avons modifié les prix, j’ai pu parler avec mes clients en leur donnant des chiffres en direct, je leur disais : « Je ne gagne pas assez, c’est impossible ». Nous sommes alors arrivés à un accord. J’ai gardé mon client, j’ai augmenté mes prix et j’ai une perspective d’avenir. Je prends des décisions avec Prothesis EFFICIENCE, je fais des calculs, j’augmente certains tarifs et j’en baisse d’autres en fonction des quantités. Je suis beaucoup plus confiante dans mes décisions. Mon premier retour a été d’avoir des prix justes.

 

Avez-vous beaucoup de calculs à faire tous les mois ?

Pour mes tarifs, non, il y a quelques calculs. Le plus embêtant, c’est la mise en marche, il faut donner toutes les informations, il faut dire combien de temps nous mettons pour faire tel travail, les quantités et les types de matériaux. Nous avons calculé les temps avec mes confrères, mais une fois que c’était fait, c’était fini. Ensuite, toutes les données sont enregistrées et le logiciel Prothesis 7.2 est en contact avec Prothesis EFFICIENCE. Les calculs sont donc effectués automatiquement.

 

Donc, c’est calculé automatiquement ?

Oui, bien sûr. Maintenant, je ne touche plus à rien, je fais des prix. Par exemple, j’ai des confrères pour lesquels je sous-traite des travaux de satellites. Je me demande à partir de quel prix je peux vendre une stellite nue. J’ai eu un confrère qui m’a demandé un effort sur le prix, alors je lui ai demandé combien de pièces. J’ai saisi sur Prothesis EFFICIENCE, qui a recalculé sur une base de 40 pièces, et j’ai pu lui faire une offre qui nous convenait à tous les deux. Je trouve cela extraordinaire. Tout est calculé chaque mois, et donc vous savez ce que cela vous permet de faire, vous en tirez automatiquement chaque mois une utilité. J’ai la confirmation que j’ai pris les bonnes décisions, sans attendre, sinon je corrige tout de suite.

Maintenant, j’ai un nouveau client, j’ai fait une offre, et à la fin du mois, j’aurai le résultat d’EFFICIENCE qui me dira si les prix que j’ai proposés à ce nouveau client sont bons. Je saurai si je suis toujours sur la bonne voie. Nous, les prothésistes, avons souvent la tête dans le guidon, et ce n’est pas vraiment notre truc de connaître les prix exacts. Cependant, avec cet outil, je suis plus tranquille, je sais où je vais, et dans trois mois, je saurai où j’en serai. Le plus important, c’est la hotline ; ils sont à l’écoute. Ils m’ont proposé un nouveau marché. Ils m’ont dit : « Nous allons le regarder avec vous », ils m’accompagnent. Je sais qu’à la fin du mois, je vais les rappeler pour vérifier si tout va bien, ou si je dois modifier des choses.

 

Pour l’avenir de votre activité, quelles sont vos attentes en termes d’utilisation de l’outil Prothesis EFFICIENCE ?

Pour l’avenir, je souhaiterais évidemment que le logiciel reste aussi efficace et attentif à mes besoins. Conserver la réactivité et le suivi personnalisé avec la hotline. C’est le point fort de ce produit. La seule chose qui m’inquiétait était le coût de l’investissement initial, et j’avais peur que ce soit trop compliqué pour moi, car je ne suis pas très à l’aise avec les ordinateurs. Finalement, j’ai réalisé que je n’avais besoin que d’une petite semaine pour entrer les données. J’ai consacré trois heures un jour, une heure et demie le lendemain, et en deux ou trois jours, j’avais terminé. Après ça, j’ai pu voir l’utilité énorme du produit, et je suis très satisfaite de l’avoir. Cela m’a rassurée. Par exemple, j’ai acheté un nouveau produit, « Espepic », je ne savais pas trop à quel prix le vendre car j’avais peur de le vendre trop cher. Prothesis EFFICIENCE m’a aidé à calculer un prix juste, ce qui m’a beaucoup rassurée.

Si je devais donner un conseil à mes confrères, ce serait de ne pas hésiter à utiliser ce logiciel. Au début, cela peut sembler compliqué, mais en réalité, c’est très utile. Ça permettrait au marché d’avoir des prix homogènes pour tous les prothésistes, car actuellement, il y a des écarts de prix qui peuvent atteindre jusqu’à 30 %. Cela n’est pas normal, car nous avons tous les mêmes contraintes. Avec Prothesis EFFICIENCE, j’ai pu avoir une conversation plus franche avec mes clients, et j’ai pu expliquer mes prix de manière claire et transparente. J’ai vu une amélioration de ma relation avec mes clients, car nous pouvons parler du prix de revient, et cela a rendu les échanges beaucoup plus constructifs.

Vous avez mentionné vos confrères. Ce sont des sociétés qui travaillent avec des produits importés, ou sont-ils des prothésistes locaux comme vous ?

Ce sont des prothésistes locaux comme moi. C’est là que je me suis rendu compte que beaucoup d’entre eux ne se rendent pas compte de l’utilité de Prothesis EFFICIENCE. Avec ce produit, j’ai découvert que certains produits me faisaient perdre de l’argent, alors que d’autres me permettaient de faire une belle marge. Cela m’a incitée à rectifier mes prix. De plus, avec Prothesis EFFICIENCE, j’ai pu avoir un suivi personnalisé, ce qui est très rassurant. Je suis très satisfaite de leur compétence et de leur professionnalisme. En tant que chef d’entreprise, on peut parfois se sentir seul, mais avec Prothesis EFFICIENCE, je me suis sentie accompagnée et soutenue.

 

Pouvez-vous me parler de votre travail de saisie ?

Le seul travail qui demande un peu d’effort, c’est la saisie initiale des processus de fabrication des produits, c’est vrai, car l’ordinateur calcule tout ensuite. D’abord , j’ai mesuré le temps de tous mes collègues pour les productions, j’ai fait une moyenne. Parfois, nous avons plus d’expérience sur un produit que sur un autre, mais nous essayons d’être polyvalents et diversifiés. Sur certaines choses, je suis plus rapide que ma collègue, et inversement. Ensuite, nous avons effectué les matières et les volumes par produit. Si vous vous y mettez consciencieusement, cela peut être fait en moins d’une semaine.

Nous avons consacré une journée pour mesurer les temps, une deuxième journée pour les quantités et une troisième journée pour saisir les données. Peu à peu, nous avons ajouté les données, et le quatrième jour, nous étions efficaces et avons appelé pour dire « Nous sommes prêts ». Ils nous ont aidés à corriger les erreurs. À la fin de la semaine, nous avions des résultats. Je suis vraiment contente d’avoir fait cela. 

Pour la gestion, le danger est que les chefs d’entreprise confondent la gestion et la comptabilité. Pour moi, ce n’est pas la même chose. J’ai une comptable pour faire mon bilan, mais la gestion est un outil quotidien. Nos prix, nos prospectives – je ne demande pas à ma comptable si je peux proposer un nouveau produit à 135 euros, car ce n’est pas du tout une tâche de son métier.

 

Le métier de prothésiste est-il passé de l’artisanat à un monde industriel ?

Oui, nous travaillons avec des imprimantes et des scanners. Avec Prothesis EFFICIENCE, nous calculons les temps opérateurs autour des machines, le temps pour préparer l’imprimante, les temps de fonctionnement des machines. C’est vrai qu’aujourd’hui, nous sommes plus que des artisans.

Ce qui nous sauve, nous les petits laboratoires, c’est le contact. Mes clients m’appellent directement sur mon portable. J’essaie toujours de trouver des solutions pour mon client et son patient.

 

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Vous devez mettre vos tarifs à jour sur votre logiciel Prothesis ?

Pas de soucis, nous sommes là pour vous montrer comment faire ! 😉

Vous pouvez les mettre à jour dès maintenant, ou bien programmer un tarif prévisionnel, à vous de choisir ! Découvrez comment procéder en vidéo !

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https://www.prothesis.fr/support/

Nous restons à votre disposition si vous avez besoin d’aide !
N’hésitez pas à nous contacter :
04 67 10 79 69
contact@prothesis.fr

 

Dès que vous atteignez la date de début d’exercice indiquée dans le fichier paramétrage (souvent le 1er janvier), le logiciel vous propose de lancer le traitement de fin d’exercice, lors de la saisie des bons. 
Découvrez en vidéo comment procéder à ce changement d’exercice. 🙂

 

 

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